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Entender la nómina: guía para saber interpretar la nómina
AHORRO E INVERSIÓN I 24 de marzo de 2021
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*Post actualizado a enero de 2024
Pese a la importancia que tiene la nómina en nuestras vidas, seguro que en más de una ocasión te han asaltado las dudas cuando te has puesto a analizarla detenidamente, porque no tenías claros algunos de los conceptos que aparecen en ella. Para que no te vuelva a pasar, te ofrecemos una guía para entender tu nómina: en qué consiste este documento, qué información debe reflejar y sus puntos clave.
¿Qué es la nómina?
La nómina es un documento que la empresa tiene que entregar obligatoriamente a cada trabajador. En ella, aparecen reflejados una serie de datos sobre la compañía, el tipo de trabajo que has realizado, el periodo trabajado, así como diferentes cantidades económicas. Es el recibo del pago de tu salario, pero también el justificante de lo que, como trabajador, has pagado a la Seguridad Social, así como de las retenciones que te han practicado a cuenta del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). Además, al ir completada y firmada por la empresa, es un documento que tiene valor legal en caso de que haya algún problema relacionado con la misma.
La nómina actúa como un justificante de los pagos realizados a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF pero también como un recibo de salarios, y como tal, debe contener información relativa al tipo de trabajo realizado y a las cantidades percibidas por diferentes conceptos.
La empresa debe referenciar datos básicos sobre su actividad como:
- Nombre legal de la empresa (no el comercial, sino el que aparece en el registro).
- Domicilio social.
- Código de identificación fiscal (CIF).
- Código de cotización de la Seguridad Social.
- Periodo de liquidación (el periodo por el que se abona la nómina).
- Centro de trabajo.
También deben aparecer los datos básicos del trabajador:
- Nombre.
- Número de documento nacional de identidad (DNI).
- Código de cotización de la Seguridad Social del trabajador.
- Categoría profesional o grupo profesional.
- Fecha de antigüedad en la empresa.
- Código del tipo de contrato.
Estos datos hacen referencia a la relación entre el empresario y el trabajador. Se considera la información básica que debe aparecer en una nómica aunque se pueden añadir más especificaciones.
A continuación, detallaremos las diferentes partes de una nómina así como los datos que deben aparecer en cada una de ellas.
Partes de una nómina
Las partes básicas de una nómina en 2024 son:
- Encabezado.
- Devengos.
- Deducciones.
- Líquido a percibir.
- Bloque de sello y firmas.
En cada una de las partes encontrarás datos diferentes que debes conocer para interpretar correctamente este documento.
Encabezado
La normativa obliga a incluir una serie de datos en la nómina, que sirven para identificar la empresa y a ti como trabajador ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. ¿Qué información debe constar en el encabezado de una nómina?
En la parte de la empresa aparecerá:
- Denominación social.
- Dirección.
- CIF.
- Código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social.
En la parte del trabajador figurará:
- Nombre y apellidos.
- DNI.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Categoría profesional o el puesto de trabajo.
- Antigüedad en la empresa.
El periodo de liquidación de la nómina también debe aparecer en este apartado.
Estos datos se pueden ampliar con otras especificaciones, como el convenio del que depende el trabajador, la cuenta corriente del empleado y algún otro dato.
Devengos
Los devengos son los ingresos que recibes por los servicios que has realizado en el mes al que corresponde la nómina. Equivalen a tu retribución total bruta y se distribuyen en dos categorías.
Percepciones salariales
Las percepciones o devengos salariales de la nómina son las cantidades que te entregan como retribución a tu trabajo. Normalmente, se distinguen varias partidas, cuya suma es lo que se denomina salario bruto. Dentro de estos conceptos se pueden encontrar:
- Salario base: es el salario mínimo que marca tu convenio colectivo, según tu categoría y grupo profesional, o la cantidad pactada en tu contrato. Es el grueso principal de tu sueldo y la parte más importante de tu nómina.
- Complementos salariales, que pueden ser:
- De carácter personal: en función de tu antigüedad, tu cargo, tu formación o cualquier complemento que haga referencia a tus condiciones personales. Es el caso del complemento por antigüedad, por responsabilidad o por tus conocimientos.
- Por el tipo de puesto de trabajo: en este punto lo que retribuyen es la singularidad del mismo. Los más habituales y conocidos son el de nocturnidad, el de peligrosidad o el de turnos. Más recientemente ha comenzado a abonarse el complemento por teletrabajo.
- Primas de productividad: son aquellas retribuciones que te abonan en función de la cantidad o calidad del trabajo que has realizado.
- Horas extraordinarias: este concepto corresponde al pago de las horas trabajadas más allá de tu horario laboral marcado por contrato.
- Gratificaciones extraordinarias: los trabajadores tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año, una de ellas con ocasión de las fiestas de Navidad y la otra en el mes que se fije por convenio colectivo (normalmente la paga extra de verano, que se cobra en junio o julio). En el caso de que estén prorrateadas, es decir, que te paguen mes a mes la parte correspondiente al total de esas dos pagas, aparecerá en este apartado.
- Salario en especie: es la percepción no monetaria que recibes en forma de bienes o servicios y que forma parte de tu salario. Es el caso de la utilización de un coche de empresa, de la contratación de un seguro o de vales restaurante, entre otros. No puede superar el 30% de tu salario.
Percepciones no salariales
Son esos bienes y servicios que recibes de la empresa pero que no tributan como salario. No tienen deducción de IRPF y algunas de ellas tampoco cotizan a la Seguridad Social.
Se consideran devengos no salariales los siguientes:
- Indemnizaciones y suplidos: los suplidos son gastos que el trabajador ha tenido que adelantar en el desarrollo de su actividad laboral, como, por ejemplo, el pago de un peaje o la compra de unos folios. Las indemnizaciones, por su parte, no son cantidades que el trabajador haya tenido que adelantar, sino reparaciones por algún perjuicio económico que el trabajador haya soportado en su actividad para la empresa.
- Plus de transporte: compensa los gastos de desplazamiento de tu residencia al lugar de trabajo.
- Dietas, incluyen gastos de manutención y alojamiento. Una parte de ellos está exenta de cotización a la Seguridad Social. El importe máximo excluido de cotización es el previsto en la Ley y el Reglamento del IRPF. Está fijado, si se producen en España, en 26,67 €/día sin pernocta y 53,34 €/día con ella. Si se producen en el extranjero, son 48,08 €/día sin pernocta y 91,35 €/día con ella.
- Gastos de locomoción: son los gastos que realizas cuando te tienes que desplazar de tu centro de trabajo a otro para el desarrollo de tu actividad. El uso de transporte público justificado con factura estará exento de cotizar al IRPF, pero, si utilizas vehículo propio, solo estará exenta la cuantía que no exceda de 0,19 €/km, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Por lo tanto, cotizará y tributará el pago que supere esos 0,19 €/km.
- Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: son las cantidades que recibes cuando estás en situación de incapacidad temporal o desempleo parcial (como el caso de un ERTE de reducción de jornada). Estas cuantías ni tributan ni cotizan.
- El pago delegado de las prestaciones económicas por incapacidad temporal y desempleo parcial.
- Las mejoras voluntarias por parte del empresario o por convenio colectivo de aplicación de la acción protectora de la Seguridad Social, como, por ejemplo, complementos de las prestaciones por incapacidad temporal o desempleo parcial hasta el importe del salario efectivo que el trabajador tendría derecho a percibir en una situación de normalidad laboral.
- Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos: estas cuantías están exentas de cotizar a la Seguridad Social y de retenciones para el IRPF.
- Otras percepciones no salariales, como gastos de materiales, ropa de trabajo, herramientas o la cesta de Navidad.
Deducciones
Las deducciones en una nómina comprenden los pagos que hace el empresario a la Seguridad Social para cubrir una eventual baja por incapacidad, tu futura pensión o tu seguro de desempleo y que se restan de tus ingresos. También te deducirá una retención que corresponde a un adelanto del impuesto sobre la renta, cuyo importe final se concretará cuando hagas tu declaración. Las principales deducciones que podrás ver en tu nómina son:
Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social
Las aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y que incluyen:
- Contingencias comunes, que cubren las contingencias derivadas de accidente no laboral, enfermedad común y maternidad. Se calcula como el 4,7% de la retribución total, excepto aquellos conceptos que hemos señalado que estaban exentos y la cuantía de horas extraordinarias (que computan por otro lado), más las retribuciones mensuales correspondientes al prorrateo de las pagas extraordinarias, en el caso de que así fuera.
- Desempleo: este concepto es el que te garantiza que puedas acceder a una prestación contributiva, es decir, al paro, en caso de que pierdas el trabajo. Se calcula con respecto a la base de cotización por contingencias profesionales, que se obtiene sumando a la base de cotización por contingencias comunes las horas extras. La deducción será el 1,55% si el contrato es indefinido, en prácticas, de relevo, de interinidad o celebrado con un discapacitado. Si el contrato es de duración determinada, la deducción será del 1,60%.
- Formación Profesional: corresponde al 0,1%, sobre la base de cotización por contingencias profesionales.
- Horas extraordinarias: se calculará como el 2% sobre el importe total por las horas extraordinarias debidas a fuerza mayor y el 4,7% sobre el importe total de las horas extra estructurales y no estructurales o voluntarias.
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Es un adelanto de lo que te corresponde contribuir a este impuesto en la Declaración de la Renta, en la que se concretará la cifra exacta. El porcentaje de esta retención no es fijo, ya que dependerá de lo que ganes (puesto que es un gravamen progresivo), de tus circunstancias personales y familiares (estado civil, número de hijos, personas a tu cargo, grado de discapacidad…). El mínimo que se debe retener es un 2%, pero se puede ajustar. La media ronda el 15%. El modelo 145 que cubres cuando empiezas a trabajar o cuando cambian tus circunstancias determinará el porcentaje de retención del IRPF que se aplicará en tu nómina.
Anticipos
Tienes derecho a recibir anticipos a cuenta del trabajo ya realizado antes de que llegue el día de pago. En ese caso, la deducción correspondiente al dinero solicitado se recogerá en este apartado.
Valor de los productos recibidos en especie
Este valor es correspondiente a la cuantía en que se valoraron los productos en especie que ya se habían incluido en el apartado de devengos como “salario en especie”.
Otras deducciones
Aquí se pueden incluir las cuotas sindicales, si se da el caso.
Líquido a percibir
Conocida la suma de los devengos, por un lado, y de las deducciones, por el otro, por fin sabrás cuanto te va a ingresar la empresa en tu cuenta. El líquido a percibir es el salario neto, el que realmente va a llegar a tu bolsillo. Se calcula restando del total devengado la cantidad que hay que deducir.
Bloque de sellos y firmas
En la parte inferior de la nómina tiene que aparecer también un bloque en el que la empresa, el pagador, incluya su firma y/o sello, que vendrá acompañado por la fecha de entrega de la nómina y un espacio para el llamado ‘recibí’, donde el trabajador tiene que firmar y poner la fecha en la que lo ha recibido (en caso de que la empresa se quede con una copia). De manera opcional, puede aparecer también el número de cuenta en el que se hace el ingreso.
Pagas extras prorrateadas en la nómina
Lo habitual es que el devengo de las pagas extraordinarias sea de carácter anual o semestral. Las pagas extras se generan desde el día en que se paga la anterior, es decir, si el devengo es anual, la paga extra de Navidad se genera por el periodo trabajado entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año correspondiente, y si el devengo es semestral, por el periodo trabajado entre el 1 de julio y el 31 de diciembre.
Las pagas extras pueden cobrarse en los meses que correspondan o bien prorrateadas, es decir, repartidas en las doce mensualidades. Será el convenio colectivo el que determine su forma de abono.
Estén prorrateadas o no, el trabajador cotiza a la Seguridad Social por las pagas extras cada mes en su nómina. Así lo verás especificado dentro del apartado de contingencias comunes de la nómina.
Si no están prorrateadas, el mes de cobro de la paga extra (normalmente junio o julio, y diciembre) se retendrá solo el porcentaje correspondiente al IRPF, ya que las cotizaciones a la Seguridad Social ya las has abonado mes tras mes.
Recibo de nómina: cómo reclamarlo
¿Qué ocurre si la empresa no nos entrega nuestra nómina? Según establece el art. 29 del Estatuto de los Trabajadores, la liquidación y el pago del salario se harán puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos y “la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago de este”. Esta entrega puede realizarse en papel o por correo electrónico. No entregar la nómina o hacerlo de manera incorrecta, por tanto, está sancionado. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece que:
- No entregar puntualmente el recibo de salarios al empleado constituye una infracción administrativa leve, sancionada con una multa de entre 60 y 625 euros.
- No consignar en la nómina las cantidades realmente abonadas al trabajador constituye una infracción administrativa grave, sancionada con una multa de entre 626 a 6.250 euros.
- No utilizar el modelo de recibo de salarios oficial que resulte aplicable constituye una infracción administrativa leve, sancionada con una multa de entre 60 y 625 euros.
En caso de que una vez reclamadas, no recibas las nóminas puedes recurrir a la vía judicial para solicitar las nóminas por escrito.
¿Ya conoces mejor tu nómina? ¿Sabes qué información contiene y por qué debes guardarla para posibles reclamaciones o solicitudes? Comprueba que se aplican las deducciones correctas y compara el salario bruto anual para constatar si ha variado.
Si buscas una cuenta nómina para domiciliar tus ingresos infórmate sobre la gama de cuentas corrientes del Santander. Si quieres también puedes calcular el sueldo neto con nuestra calculadora.
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